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Book098 時間が2倍になる「超」手帳の技術
時間が2倍になる「超」手帳の技術
時間が2倍になる「超」手帳の技術
日本タイムマネジメント普及協会

独自のタイムマネジメント理論から生まれた画期的な手帳術を紹介!
仕事のさばき方「7つの原則」、手帳の使い方「30の技法」、仕事の達人に急接近する「4枚の魔法のシート」など、役立つアイデア&テクニックが満載。

日本タイムマネジメント普及協会が提唱する「仕事のしくみ」のとらえ方と、それにもとづく「仕事のさばき方」をベースに、実践的な手帳の使い方を解説しています。
いろいろな手帳術の本を読んでみましたが、これまでで一番刺激を受けましたね。

まず、手帳術のベースになる「仕事のさばき方」について、自然科学の法則にならって「7つの原則」をあげています。
1.エントロピーの法則
・物事は散らばりやすく、自然に任せて何も手を打たないと、混乱の度合いは深まる
・仕事で成果を上げるには、ごちゃごちゃになった仕事を整然とした状態にするために、自然の法則に逆らってエネルギーをかけることが必要
2.両極併存発想法
・1つの物事は、対極にある(表裏一体の)2つの要素から成り立っているという考え
この発想法を活用し、他人の対極を自分であるととらえ、他人とのコミュニケーションを記録として活用するだけでなく、自分とのコミュニケーションのための「考える」道具としても手帳を活用する
3.階差数列
・奇数と偶数は階差が2であるという同じ仕組みの上に成り立っている
・同様に、社長の仕事も新入社員の仕事も「誰がどのようにやったのか」という視点で考えてみると、「自分ひとりでやる仕事」と、「他人と共同でやる仕事」とに分けられる
・1日に1つ、自分へのアポイントを入れておくことで、自分の時間を増やす
4.慣性の法則
・動き始めるには大きなエネルギーが必要だが、いったん動き始めたら動き続けるのはさほど大変なことではない
・仕事を始めるには、期限を明確にすることで「やる気」を高め、はじめの一歩は何かを考えることで「やり方」を明確にするような使い方にする必要がある
・仕事を終わらせるときのルールをつくることも大切
5.パレートの法則
・優先順位の高い2割の仕事をこなせば、仕事の8割は達成できる
・デスクワークにおいては、重要な仕事を明確にすることが大事
6.四つのコミュニケーション技術
・コミュニケーションの基本的な技術は、「聞く」45%、「話す」30%、「読む」15%、「書く」10%となっている
・手帳に関わる「読む」「書く」という記録に関わる技術を活かして、他人との仕事を「記録する手帳」としてだけではなく、自分の仕事をサポートする「考える手帳」の機能を活用する
7.効果的な三日坊主の技法
・三日坊主でも断続的にやればいい
・断続的な使い方でも、短期的にすぐやれるものから取り組んでいくことで効果を実感できれば、「継続」に近づいていく

続いて、実務で役立つ手帳の書き方・使い方を10の技術として整理し、さらにその技術を段階的に実践できるように3段階に細分化した「30の技法」として紹介しています。
ここでは、10の技術をメモしておきます。

1.四つの時間
・ 崋分ひとりの仕事のはじめ」
 ◆崋分ひとりの仕事の終わり」
 「他人と共同の仕事のはじめ」
 ぁ崑梢佑閥ζ韻了纏の終わり」の「四つの時間」をそれぞれ意識
・「自分ひとりの仕事のはじめ」をコントロールし、あらかじめ「自分へのアポイント」を先に入れておく
2.二つの処理
・自分ひとりでやる「業務処理」に関する専門知識の習得
 他人と共同でやる「情報処理」における他人との関係をスムーズにするコミュニケーション能力
・さらにその「二つの処理」を手帳で一元管理して、仕事を上手にさばくための技術を身につける
3.仕事の棚卸し
・タイムマネジメントは時間管理ではなく、仕事管理であり、そのサポートツールである手帳には仕事の棚卸し機能を持たせる
・仕事の優先順位は、「今、自分でやる仕事」「後で、自分でやる仕事」「他人に任せてもいい仕事」で区分し、どうすれば自分の仕事を減らせるかを考える
・仕事に「時間」と「人」を貼り付ける発想が大切
4.やる気とやり方
・仕事が計画倒れに終わるのは、「はじめの一歩」を踏み出せていないから
・「はじめの一歩」を踏み出すためには、仕事に対する「やる気」を高め、仕事の「やり方」を具体的に把握することが大切
・仕事の目的・理由を把握することで、仕事の質を高めるようにする
5.予定と突発
・ビジネスタイムの25%は突発の仕事に使われてしまうため、長期的なスケジュール管理をして、ゆっくり仕事ができる時間を確保するように努める
・突発の仕事は他人からもたらされるため、自分から他人へアプローチすることで突発を予定に変えてしまう
6.30%ルール
・仕事の平均打率は3割、仕事の棚卸しで打率をチェックする
・1日のうち、コアとなる仕事を1つだけピックアップして主体的に取り組む
7.優先順位
・優先基準を判断する前提として、まずは「期日」というモノサシで見る
・判断基準は重要性の代わりに「自分か、他人か?」、緊急性の代わりに「今か、後か?」で判定する
8.継続と企画
・仕事にはルーティンワーク(継続の仕事)とプロジェクトワーク(企画の仕事)がある
・ルーティンワークは空き時間にすませ、プロジェクトワークは午前、夕方など作業効率の良い時間にすませるように、あらかじめ時間帯をブロックしておく
・ルーティンワークのプロジェクト化、プロジェクトワークのルーティン化を定期的に行えるよう、それぞれの仕事への投下時間と行動内容のデータを記録し、見直す
9.プランニング−1
・仕事には業績を向上させるための「パフォーマンス」と、組織を管理・運営するための「リソーセス」がある
・仕事のリストアップでは「リソーセス」も忘れずに
・プランニングを実行するためには、理由・目的を明確にした実行分野を書き出し、実行目標からはじめの一歩を定めて、テーマごとに行動計画を立ててどれだけ実行できたかを検証する
10.プランニング−2
・ー孫垈椎修任△
 ▲好ルアップが望める
 6敍擦分かる
 と縦蠅任る(計量化できる)、の四つの条件をもとにプランニング
・計画を確実に実現させるためには、「ずらす」「任せる」「やめる」という三つの方法で調整する

最後に、本書が考える理想の手帳の形態について、「考える手帳」にはアナログ、「記録する手帳」にはデジタルを併用するのが併用するのが望ましいとしています。
「考える手帳」として、本書の内容に一番近い機能を備えているのが、デンマーク製のシステム手帳「タイムシステム」だそうです。
アナログとデジタルの融合という点では、まさに「超」整理手帳も同じ発想に基づいていますので、本書の技術を応用できないか思案してみたいところです。
| Book100 | 08:35 | comments(0) | trackbacks(0) |
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