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Life Hacks PRESS ~デジタル世代の「カイゼン」術~
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Book085 気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ
気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ
気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ
リズ・ダベンポート, 平石 律子

デスクにちらかったメモや文書の整理法から、簡単で便利なメモ術、使いやすい備品の配置方法まで、ビジネスマンが仕事を効率的に行う上で最適な毎日の習慣を紹介する。

これまでの整理では、超整理法の「押出しファイリング」で机上の書類は整理できましたが、キャビネットに押し出される書類は増えるばかり。
救いを求めるために手に取ったのが、Amazonでも評価の高い本書です。

本書では整理法を、各ステップに1週間かけながら順番に実践していく仕組みになっています。
職場の引越しにあわせて、準備ステップの空きスペースをつくり、デスクをコックピットにしてみましたが、なかなか快適に仕事ができています。
これまでは書類をいかに効率よくファイリングするかにとらわれていましたが、必要なときに見つからないような書類などないも同然、と割り切ってしまえば、引き出しの中だけでなく心も軽くなりました。
本書で決めているルールも、無理なく試せるものが多いので、これから実践してみたいと思います。

準備ステップ 空きスペースをつくる
・古い書類から箱に入れて、とにかく見えないところにしばらくつっこんでおく
1 デスクをコックピットにする
・使用頻度に応じてデスクまわりを整える、手近に置くものは毎日使うものだけ
・毎日もしくは一日おきに使うファイル、もしくは現在関わっている仕事や顧客に関するファイルを入れる「デスクトップ・ファイル」を用意し、毎週見直しが必要かチェックする
・新しく入ってきた書類は「イントレー」で受け、eメールなどのバーチャルなものも含めて毎日情報を整理。取り出したものは2度とトレーに戻さない
・「読みものトレー」には目を通しておけばいいものを入れておき、毎日ブリーフケースに移し、時間が空いたときに読めるようにしておく
・保管しておかなければならないが、コックピットの中に置いておく必要のない書類は「要ファイルトレー」に入れておき、満杯になったらファイルする
2 毎日の「管制塔」を持つ
・スケジュール管理法をひとつにまとめて、何もかも全部を「管制塔」に書き込む
・「管制塔」はデスクの専用の場所にいつも開いておき、デスクを離れるときは「管制塔」も一緒に持っていく
3 書類の“駆けこみ寺”をつくる
・わざわざ独立したファイルをつくるほどでもない文書は「保留ファイル」に一時避難させる
・「保留ファイル」に入れる前に、「管制塔」に用件やアポを記入しておく
4 いま!決める
・新たな用件が入ってきたら、「自分がすべきことは何か」「それをやる時間があるか」を自問する
・実行可能な日付を選んで、「管制塔」に用件やアポを書き留める
・「あとで」を信じるのをやめる、決断には「いま」か「遅すぎる」かのどちらかしかない
・それぞれの文書を手にするのは2回だけ−一回目は用件が何かを見て「管制塔」に書き写すとき、二回目はそれを実行するとき
5 つねに優先順位を見きわめる
・自分の目標に沿った優先基準をはっきりさせ、見える場所に優先基準を貼っておく
・優先基準を使って毎日、リストに優先順位をつける
・大きな目標に近づくための小さな一歩として、その日に済ませられるような小さなことを毎日ひとつリストアップし、ハートマークをつける
6 毎日の習慣
・一日の計画をチェックする
 .螢好箸僕ダ莉膂未鬚弔韻
 ▲▲櫃魍稜Г垢
 B腓な用件をタイムスケジュールに組み込む
 ぅ蓮璽肇沺璽の脇に書き込む
・計画を実行する
 ”要に応じて集中できる時間を取る
 一度に一つずつ片付けていく
 7弉茲鳳茲辰篤く
・一日を終える
 〆僂鵑斥儼錣縫船Д奪マークを入れる
 ⊇わらなかった用件の予定を入れなおす
 I塒廚瞥儼錣鬚垢戮鴇辰
 ぐ貽分全部を線で消す
・一日の終わりにデスクを片付ける
 「コックピット」内の適当な場所に収め、適当なら「保留ファイル」に入れておき、後日やるべき用件は「管制塔」に書き写す


ファイリングがどうやったらうまくいくか試行錯誤しているところですが、先日たまたま電車の吊革広告で「ファイリング・デザイナー検定」なるものを発見びっくり
社団法人日本経営協会認定の資格で、グレードに応じて1-3級に分かれているようです。
下記にような公式テキストもあるようですので、さっそくチャレンジしてみたくなってきました!


ファイリング・デザイナーテキスト 目次
序章 〜情報高感度人間になろう〜
1. インターネット時代がやってきた
2. 情報とは何か
3. オフィスには無免許運転者が多い
4. 情報感度を自己チェックしてみよう
5. 情報の公開、共有化を心がけよう
6. 情報の処理8つの基本原則を身につける
第I章 組織情報の発生と流通
1. 文書の役割一文書は一情報記録の基本
2. 仕事のタイプによる情報の分類
3. 組織内における情報の流通
4. 情報発生に役立つ道具
第II章 ファイリングシステムの基礎知識
1. ファイリングシステムの用語
2. 文書整理上の問題点
3. 問題解決策としてのファイリングシステム
4. ファイリングシステムの歴史
5. マイクロフィルムと光ディスク
第III章 保管システムに関する知識
1. ファイリングシステムの対象
2. 保管単位
3. 保管容器と用具
4. ファイル作業の要領
5. 文書分類の考え方
第IV章 保存・廃棄システムに関する知識
1. 保管から保存・廃棄へ
2. 保存年限の決め方
3. ファイル基準表のはたらきと作り方
4. 文書保存箱と文書庫の棚分け
5. 保存文書の検索方法と廃棄の仕方
第V章 ファイリングシステムの導入と維持管理
1. ファイリングシステムの効果的な導入方法
2. ファイリングシステムの維持管理方法
3. 導入と維持管理を成功させる7つのポイント
第VI章 これからのファイリングシステム
1. ファイリングシステムのこれからの方向
2. パソコンを利用した文書管理支援システム
3. パソコンを利用したぺ一パーレスファイリング
4. 情報ネットワークを利用した全社ファイリング
5. 磁気や光媒体の法的証拠性
6. 磁気や光媒体の種類と特微
第VII章 文書保存関連法規
1. 保存年限に対する考え方
巻末資料1 ファイリング・デザイナー用語の手引き
巻末資料2 例題編

| Book100 | 08:53 | comments(0) | trackbacks(5) |
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| バーチャルオフィスのレンタルならバーチャルオフィス情報NAVI | 2008/05/17 3:31 PM |
初でこれかよw
まさか初めてが3Pになるとは思ってなかったしなあ。。。 イってもすぐまたヤっての繰り返しで結局5連続だぞww 1 0 万 もらえたからいいものの、大事な息子はまだジンジンしてまふww(・w・) http://hevry.net/superenjyo/7YsoyQf7.html
| パイパソ専門 | 2008/05/22 6:11 PM |