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Book043 「超」整理法1 押出しファイリング
「超」整理法1 押出しファイリング
「超」整理法1 押出しファイリング
野口 悠紀雄

情報洪水のなかで書類や資料を保存し検索するには従来のやり方では対処できない。
「整理は分類」という伝統的な考え方を覆し、「時間軸検索」という新発想から画期的な整理法を提案する。
「整理する時間がないほど忙しい」人の机の上が魔法のように片付くだろう。
文庫化に際して大幅改訂をほどこした決定版。

仕事納めを迎えるにあたって、書類整理をしなきゃなぁなんて思っている方も多いと思います。
私は、野口悠紀雄教授の「押出しファイリング」で片付けようと思っています。

野口教授は、以下の理由から情報の分類はできないと主張されています。
(1)情報の分類が不可能である理由
・こうもり問題:どの分類項目に入れてよいか分からない
・「その他」問題:分類できないものが膨れ上がる
(2)情報の分類が危険である理由
・誤入問題:誤った分類項目に入れてしまう
・分店時の在庫引継ぎ問題:項目を細分化するときの書類の処置
・(君の名は)シンドローム:項目名などを忘れる
(3)情報の分類がムダである理由
・時間や手間がかかる割には、保存した資料を使わない

そこで、書類や資料などの紙媒体の情報を管理するための新しい方法として「押出しファイリング」を提唱されています。
書類や資料は内容で分類せず、ひたすら時間順に並べる、というものです。
導入手順としては、
)榁に一定の区画を確保する
△劼箸泙箸泙蠅砲覆襪發里鯢筒に入れ、到着順に左から本棚に並べる。
(封筒には日付とタイトルを記入)
0文紂⊃靴燭謀着した資料や書類も同様に左端に入れ、取り出して使ったものは左端に戻す。
い海里茲Δ柄犧遒鯊海韻討いと、使わないファイルは次第に右に押出されていく。
端に来たものは使わなかったものなので、不要である確率が高く、確かめた上で捨てる。

「押出しファイリング」の基本原理はポケット一つ原則と時間軸検索にあります。
「ポケット一つ原則」とは、内容や重要度に応じて書類の置き場所を変えるのではなく、書類の置き場所を1ヶ所に限定するというものです。
ポケットが複数あると、目的の書類が一定の範囲にあるとは限らず、検索範囲を限定できないことになります。
また、ポケットを一つに限定することで書類の収納容量も限定され、積極的に不要書類の処分ができる、というのも大きいと思います。

また、使用する書類の大部分は最近使ったものの再使用であるため、「時間軸」を検索のキーにすることで、平均アクセスタイムが短縮されます。
たまにしか使わない書類の検索にはある程度の時間を要しますが、図書館方式のような書類の格納に要する時間と比較すれば、はるかにメリットがあるといえそうです。

「押出しファイリング」を格納する場所はキャビネットでは駄目である、と断言されておられますが、さすがに個人の書類ですから、机の引き出しにしまうしかありません。
「押出しファイリング」を実践するにあたっては、"43folders"と組み合わせて使おうかなと思っています。
使用期限のある情報は"43folders"へ、使用期限の過ぎた情報は封筒に入れて「押出しファイリング」へ、といった具合に使い分けできればいいのですが。
仕事も残り2日、机の上の書類が一掃できるようにしたいですね。
(ただキャビネットの中に書類が移るだけ、ともいえますが・・・)
| Book100 | 08:41 | comments(0) | trackbacks(0) |
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